• Pense se você realmente precisa enviar mensagem. Evite o envio de e-mails impulsivos ou com conteúdo pessoal. Retransmitir piadas e correntes não é aceitável e causará incômodo.

• Envie mensagem apenas àqueles diretamente envolvidos com a comunicação que precisa ser feita. Use o campo “Para” apenas para enviar ao principal destinatário e o “CC” para informar a outros. Evite a opção “Responder a todos”.

• Seja eficiente no uso da ferramenta. Ao enviar documentos contendo informações confidenciais, certifique-se de que não chegarão a pessoas não autorizadas. Para informar a alguém não envolvido diretamente no assunto, encaminhe o e-mail no lugar da opção Copiar.

• A mensagem eletrônica é dinâmica, portanto deve ser concisa e clara. Identifique do que se trata no “Assunto” do e-mail. Não se esqueça de escrever mensagens curtas, para assuntos específicos, orientando sobre o prazo de resposta.

• Seja educado. A ausência de cerimônia não dispensa tratamentos de respeito e cortesia. Ao iniciar um texto, por exemplo, é de bom tom referir-se sempre ao destinatário pelo nome, em vez de despejar direto as informações.

• Evite escrever em letras maiúsculas, pois soa como se você estivesse gritando.

• Para despedir-se, ao final da redação, usar um “atenciosamente” ou “cordialmente”, tradicionais em cartas e fax, continua sendo elegante. Deixe as abreviações e os desenhos, feitos com sinais gráficos para demonstrar emoções, para as mensagens enviadas de seu e-mail particular.

• Responda às mensagens recebidas, de preferência, dentro de 24 horas. Caso não possa responder dentro desse prazo, ao menos confirme que já recebeu a mensagem.

Fonte: Comunicando – Sistema Findes